Suorahaku- ja rekrytointialan sanasto

Ansioluettelo, ks. curriculum vitae

 

ATS eli applicant tracking system on järjestelmä/tietokanta, jota käytetään julkisen haun tukena. Hakija syöttää itse tietonsa ATS:ään kun sen sijaan ehdokastietokannassa syöttötyön tekee rekrytointiyhtiön työntekijä (tyypillisesti researcher tai assistentti).

 

Candidate development, ks. ehdokashaku

 

C-level (CXO) tarkoittaa yrityksen ylimpiä johtajia. Ilmaisu tulee englanninkielisistä titteleistä, joissa on ”C”, ”Chief”, esim. CEO (toimitusjohtaja), CFO (talousjohtaja), COO (operatiivinen johtaja), CTO (teknologiajohtaja), CIO (tietohallintojohtaja).

 

Curriculum vitae (CV, resumé, ansioluettelo) on lähinnä Euroopassa käytössä oleva nimi dokumentille, jossa on kuvattuna ehdokkaan koulutukseen ja ammatilliseen historiaan liittyvät asiat. CV sisältää myös ehdokkaan yhteystiedot ja useimmiten myös valokuvan. Yhdysvalloissa samasta dokumentista käytetään nimitystä resumé. Anglosaksisissa maissa resumé ei yleensä sisällä syntymäaikaa, ikää, perhesuhteita tms. seikkoja, jotka voivat altistaa syrjinnälle tai toisaalta voisivat mahdollistaa syrjintäväitteen. Erityisesti on huomattava, että koska Suomessa on yleinen asevelvollisuus ja Suomeen suunnattuihin CV:hin usein kirjataan myös asevelvollisuuden suorittaminen, väärinkäsitysten välttämiseksi muihin maihin suunnattuihin CV:hin sitä ei välttämättä kannata merkitä – useissa maissa on ammattiarmeija ja sen asema ja merkitys poikkeaa Suomessa totutusta. 

 

Desk research, ks. ehdokaskartoitus

​

Ehdokas on joko a) julkisen haun hakija tai b) suorahaun/ehdokaskartoituksen avulla long listille löydetty henkilö, joka täyttää tietyt minimikriteerit, minkä myötä hän etenee rekrytointiprosessin seuraavaan vaiheeseen. On syytä huomata, että ehdokas ei ole välttämättä hakija (ks. kohta b). Tämä on tärkeää ottaa huomioon prosessin eri vaiheissa, esimerkiksi heitä kontaktoitaessa ja haastateltaessa.

​

Ehdokaskartoitus (research, desk research) on potentiaalisten ehdokkaiden identifioimista ja heidän taustatietojensa kokoamista käyttäen apuna muun muassa erilaisia ulkoisia tiedonlähteitä. Ehdokaskartoituksessa identifioidaan päteviä ehdokkaita avoimeen positioon (työpaikkaan) ilman, että avoimesta positiosta ilmoitetaan julkisesti (ks. julkinen haku). Ehdokaskartoituksen avulla tavoitetaan aktiivisten työnhakijoiden lisäksi myös niin sanottuja piileviä ehdokkaita samaan tapaan kuin perinteisessä suorahaussa. Ehdokaskartoitus kuitenkin eroaa suorahausta siinä, että ehdokaskartoitukseen ei liity kasvokkain tapahtuvaa ehdokkaiden haastattelua, vaan rekrytoiva organisaatio itse valitsee ja haastattelee sopivimmiksi katsomansa ehdokkaat. Ehdokaskartoitus pitää sisällään myös tutkimussuunnitelman laatimisen, mutta se ei sisällä ehdokkaiden kontaktoimista. Ehdokaskartoitus on perinteistä suorahakua lyhyempi ja kevyempi prosessi. Ehdokaskartoituksen tuloksena on long list. Lue lisää ehdokaskartoituksesta blogistamme.

 

Ehdokasprofiili on luettelo/tiivistelmä niistä taidoista ja ominaisuuksista, joita haettavalta henkilöltä odotetaan.

 

Ehdokastietokanta (kandidaattitietokanta, ehdokasrekisteri, ”files”) sisältää henkilöistä rekrytointiyhtiön itsensä kokoamia CV-tyyppisiä tietoja sekä CVitä, jotka ehdokkaat ovat luovuttaneet luottamuksellisina konsultin/yhtiön käyttöön. Tietokannan kokoamisessa ja ylläpidossa pitää huomioida GDPR:n asettamat vaatimukset. On syytä huomata, että ehdokastietokanta ei ole sama asia kuin ATS (applicant tracking system), joita useimmiten ei voi käyttää ehdokastietokantana.

​

Executive search tarkoittaa ylimmän johdon suorahakua. Käytetään toisinaan myös suorahaun synonyyminä, ks. suorahaku.

​

Finalistit (finalistilista) on se ryhmä ehdokkaita/hakijoita, joiden joukosta lopullinen valinta tehdään. Kun finalistit ovat selvillä, harvoin kannattaa enää etsiä lisää ehdokkaita, koska finalistien kanssa on jo käyty useita keskusteluja ja he ovat ”lämpimiä”. Jos tässä vaiheessa vitkutellaan liikaa, menetetään usein toimeksiannon momentum ja ehdokkaat ”karkaavat” eli he menettävät parhaimman mielenkiintonsa positiota kohtaan tai joku muu palkkaa heidät.

 

Follow-up, ks. seurantakeskustelu

 

Hakija on henkilö, joka on saanut tiedon avoimesta työpaikasta (positiosta) ilmoituksen kautta ja vastaa ilmoitukseen hakemuksella. Hakija ei ole välttämättä ehdokas, mutta hyvästä hakijasta voi tulla ehdokas.

 

Headhunter, ks. suorahakukonsultti ja researcher

 

Henkilöarviointi (soveltuvuusarviointi) on henkilön persoonan (psykologinen arvio) tai kykyjen (osaaminen/kompetenssi) selvittämistä suhteessa täytettävään positioon/työtehtäviin erilaisten testien ja niihin liittyvien haastattelujen avulla. Aivan ylimmän johdon valinnoissa saavutetuilla meriiteillä ja referensseillä on suurempi painoarvo, minkä vuoksi käyttö vaihtelee. Huomaa, että testaamisesta säädellään lailla: Laki yksityisyyden suojasta työelämässä, 13§ Henkilö- ja soveltuvuusarviointitestit (https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2004/20040759). 

 

Henkilöstöpalveluyritys (henkilöstövuokrayritys) on yritys, joka vuokraa henkilöstöä loppuasiakkaalle, yritykselle jossa varsinainen työ suoritetaan. Vuokratyöntekijä on työsuhteessa henkilöstöpalveluyritykseen, ei loppuasiakkaaseen.

​​

Hiljainen haku, ks. suorahaku

 

Hybridihaku on julkinen haku, jota tuetaan pienimuotoisella ja hyvin rajoitetulla ehdokaskartoituksella. Tällä pyritään varmistamaan, että saadaan riittävä määrä riittävän hyviä ehdokkaita mukaan prosessiin. Hybridihaku asettaa suorittajilleen erityisiä haasteita, koska prosessissa on käsiteltävä kaksia, hyvin erilaisia ehdokkaita: työpaikkaa hakeneita henkilöitä (hakijat) ja ehdokaskartoituksen kautta löydettyjä ehdokkaita, jotka eivät siis ole hakijoita. Lue lisää mm. hybridihaun, suorahaun ja ehdokaskartoituksen eroista blogistamme.

 

Ilmoitushaku, ks. julkinen haku

 

Julkinen haku (ilmoitushaku) on rekrytointitapa, jossa avoimesta positiosta (työpaikasta) ilmoitetaan julkisesti esimerkiksi netissä tai sanomalehdessä. Lue lisää mm. ilmoitushaun, suorahaun ja ehdokaskartoituksen eroista blogistamme.

 

Kattavuus (haun kattavuus, saanto) kertoo kuinka suuri osuus kaikista olemassaolevista ehdokasprofiiliin mukaisista henkilöistä on saatu koottua long listille. Useista eri syistä kattavuus ei koskaan voi olla 100%. Long listille kootaan saatavilla olevia henkilöitä, ja sinne ei esimerkiksi välttämättä ole järkevää ottaa mukaan äskettäin työpaikkaansa vaihtanutta henkilöä, vaikka hän muutoin olisikin ehdokasprofiilin mukainen. Kun kattavuus kasvaa, osuvuus yleensä huononee.

 

Kohdistettu suorahaku on perinteistä suorahakua suppeampi prosessi, jossa asiakkaalla on jo valmiiksi selkeä näkemys niistä yrityksistä tai henkilöistä, joihin suorahaku halutaan kohdistaa ja rajata.

 

Long list (pitkä lista) on researcherin tuottama tutkimuskooste, luettelo ehdokasprofiilin mukaisesta ehdokasjoukosta. Long list sisältää vaihtelevan määrän kunkin ehdokkaan taustietoja, tyypillisesti koulutuksen ja työhistoriatietoja.

 

Lyhyt lista, ks. short list

 

Off-limit (off-limits) tarkoittaa toimeksiannon aloittamisen yhteydessä nimettyä yritystä, joiden kanssa konsulttiyrityksellä on liikesuhde ja johon ei ammattieettisistä tai sopimuksellisista syistä voida olla yhteydessä. Näihin off-limit –yrityksiin sisällytetään myös sellaiset yritykset, joita asiakas itse ei halua esimerkiksi kumppanuussuhteensa takia, tai muista vastaavista syistä, otettavan kohdeyrityksiksi (ns. asiakkaan off-limit).

 

Osuvuus (haun osuvuus) kuvaa long listin laatua, se kertoo kuinka suuri osa long listillä olevista ehdokkaista on hyviä suhteessa ehdokasprofiiliin. Kun osuvuus kasvaa, kattavuus yleensä huononee.

 

Passiivinen ehdokas, ks. piilevä ehdokas

 

Piilevä ehdokas (passiivinen ehdokas) on henkilö, joka ei ole aktiivisesti etsimässä uutta positiota, mutta on valmis sellaisesta keskustelemaan jos mahdollisuutta tähän hänelle tarjotaan. Yksi suorahaun kulmakivistä on juuri herätellä näiden piilevien ehdokkaiden mielenkiinto avoinna olevaa tehtävää kohtaan.

​

Pitkä lista, ks. long list

 

Positio eli paikka on rekrytoinnin ammattikieltä ja tarkoittaa kutakuinkin samaa kuin avoin tai avoimeksi tuleva työpaikka. Työpaikan ja position ero on siinä, että esimerkiksi toimitusjohtaja ei juridisesti ole työntekijä (toimitusjohtaja on yrityksen toimielin), joten tarkoitettaessa sekä varsinaisia työpaikkoja että toimitusjohtajien ja yhtiön hallituksen paikkoja, on yksinkertaisinta puhua positioista.

 

Referenssi, ks. suosituslausunto

 

Researcher on elinkeinoelämään erikoistunut tietoasiantuntija, jonka tehtävänä on tunnistaa ehdokasprofiilin mukaiset suorahaun ja hybridihaun kohdeyritykset ja ehdokkaat. Suomalaisissa suorahakuyrityksissä researcher kuuluu usein yrityksen omaan henkilökuntaan, mutta kasvavassa määrin myös alihankintapalveluja on tarjolla.

 

Search, ks. suorahaku, esimerkiksi ilmaisussa ”search business” (tarkoittaen suorahakutoimialaa).

 

Selection, ks. julkinen haku, esimerkiksi ilmaisussa ”selection business” (tarkoittaen julkisen rekrytoinnin toimialaa, palvelua jossa rekrytointiyritys karsii asiakkaan puolesta ilmoitukseen vastanneista hakijoista pätevimmät ja hoitaa tyypillisesti myös myöhempiä prosessivaiheita). Lue lisää mm. ilmoitushaun, suorahaun ja ehdokaskartoituksen eroista blogistamme.

​

Seurantakeskustelu (follow-up) on henkilön valinnan ja palkkaamisen jälkeen tapahtuvaa valitun henkilön työmenestyksen ja onnistumisen seurantaa. Seurantakeskustelu tapahtuu esimerkiksi 3, 6 ja/tai 12 kk uudessa positiossa aloittamisen jälkeen.

 

Soittolista on se luettelo ehdokkaista, joihin otetaan yhteyttä ja joilta tiedustellaan heidän kiinnostustaan täytettävää positiota kohtaan. Soittolistan muodostaa long lististä joko suorahakukonsultti oman näkemyksensä perusteella tai – tavallisemmin – suorahakukonsultti ja asiakas yhdessä. 

​

Sourssaus on suorahaun ammattikieltä ja Suomessa sillä on perinteisesti tarkoitettu sopivien ehdokkaiden etsimistä omaa henkilökohtaista verkostoa hyödyntäen. Sourssauksessa otetaan – tyypillisesti puhelimitse – yhteyttä ennalta tunnettuihin henkilöihin ja pyydetään heiltä vihjeitä, ehdotuksia sopiviksi ehdokkaiksi käsillä olevaan täytettävään positioon. Edellä kuvattu ehdokkaiden identifiointitapa on se, jolla suorahakukonsultit (headhunterit) alun perin toimivat. Termin merkitys on kuitenkin hiljalleen muuttunut, sillä sana tulee suoraan englannin kielen sanasta ”sourcing”, ja se taas kattaa kaikki mahdolliset ehdokkaiden identifiointitavat (myös ehdokaskartoituksen [desk research]). Tästä ristiriidasta (”sourcing” = kaikki identifiointitavat vs. ”sourssaus” = vihjeiden pyytäminen joltain henkilöltä) johtuen on selkeämpää jos sanan ”sourssaus” tilalla käyttää ilmaisua ”vihjeiden hankkiminen” tai ”vihjeiden pyytäminen”.

​

Soveltuvuusarviointi, ks. henkilöarviointi

​

Suorahaku (search, [executive search], headhunting, hiljainen haku) on sopivien ehdokkaiden etsimistä avoimeen työtehtävään ilman, että työpaikasta ilmoitetaan julkisesti. Suorahaulle on ominaista, että suorahaun suorittaja kontrolloi sitä ketkä saavat tietoonsa avoimen position olemassaolon/position aukeamisen, hän siis tietää kenelle hän tiedon kertoo ja pystyy itse valikoimaan henkilön tarkkuudella tuon kohderyhmän. Suorahaku ei näin ollen ole välinesidonnainen menetelmä. Tyypillisesti sopivia ehdokkaita etsitään esimerkiksi julkisista tiedonlähteistä ja heihin otetaan suoraan yhteyttä ja tiedustellaan heidän kiinnostustaan kyseiseen positioon. Tuleva työnantaja voi esimerkiksi antaa toimeksiannon suorahakuyhtiölle, joka etsii tehtävään pätevät ehdokkaat, haastattelee heidät ja esittelee heistä asiakkaalle sopivimmat. Toimeksiannon teettävä työnantaja tekee kuitenkin itse lopullisen päätöksen siitä, kenet tehtävään valitaan. Tyypillisesti suorahaussa kartoitetaan long listille useita kymmeniä, jopa satoja päteviä ehdokkaita. Heistä haastatellaan 10–20 parasta, ja asiakkaalle esitellään 3–7 henkeä (ks. short list). Perinteinen toimeksiantopohjainen suorahaku on yleistynyt rekrytointitapana. Lisäksi yritykset ovat myös alkaneet ottaa suorahakuammattilaisia omaan palvelukseensa (in-house) etsimään organisaatiolle uusia työntekijöitä. Suorahakua käytetään rekrytointimenetelmänä jo asiantuntijatason positioita täytettäessä, ylemmän johdon osalta se on vielä yleisempää. Lue lisää suorahaun ja ehdokaskartoituksen eroista blogistamme.

 

Suorahakukonsultti on henkilö, joka työkseen etsii asiakasyritykselle ehdokkaita avoimeen positioon, jota ei täytetä julkisen haun avulla. 

 

Suorarekrytointi on henkilöstöpalveluyritysten sisäinen ammattitermi, jolla tarkoitetaan henkilöstöpalveluyritysten rekrytointikoneiston käyttämistä työntekijän rekrytoimiseen, ei henkilöstöpalveluyrityksen palkkalistoile vaan suoraan loppuasiakkaan palvelukseen. Eli henkilöstöpalveluyritys toimii rekrytointiyrityksenä, tarjoaa rekrytointipalveluja. Termi menee helposti sekaisin suorahaku -termin kanssa.

​

Suosituslausunto (suositus) on arvio ehdokkaan toiminnasta arjessa ja työsaavutuksista. Suosituslausunto pyydetään vain ehdokkaan itsensä ilmoittamalta henkilöltä, tyypillisesti puhelimitse. Suosituslausunnot hankitaan rekrytointiprosessin loppuvaiheessa, ehdokkaan kanssa sovitun mukaisesti, ennen työsopimuksen solmimista. Suosituslausunto pyydetään tyypillisesti 3-5 henkilöltä, jotka optimitilanteessa ovat olleet eri asemissa (alainen/kollega/esimies/asiakas) suhteessaan arvioitavaan henkilöön.

​

Toimeksiantokuvaus (toimeksiantomuistio, toimeksiannon kuvaus) on dokumentti, johon konsultti on kirjannut käytyjen keskustelujen perusteella hakuun liittyvät tärkeät tekijät. Näitä voivat olla mm. yrityksen tulevaisuuden suunnitelmat, organisaation rakennetta ja hallintoa koskevat asiat, haettavan henkilön ehdokasprofiili, aikataulu, työn raportointitavat sekä erityiset luottamuksellisina pidetyt asiat. Asiakkaan hyväksymä toimeksiantomuistio ohjaa keskeisellä tavalla konsultin myöhempää työskentelyä. 

 

Tutkimussuunnitelma (research plan, research strategy) on dokumentti, jossa kuvataan suorahakutoimeksiannon kohdeyritysten toimialat ja kohdepositiot tai muut hakuun liittyvät oleellisimmat tutkimuskriteerit. Tutkimussuunnitelman luonnoksen laatii yleensä researcher ja asiakkaan hyväksymä lopullinen tutkimussuunnitelma ohjaa tutkimustyötä.

 

Vihje on omasta verkostosta saatu tieto positioon sopivasta henkilöstä. Ks. sourssaus.​