Tietosuojaseloste
 
Tietosuojaselostetta on viimeksi päivitetty 3.5.2021.


Rekisterinpitäjä

Scoutria Oy (jatkossa Scoutria)
Antinkatu 4 A 12
37100 Nokia


Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Yhteyshenkilömme tietokantaa koskevissa asioissa on Jani Laine. Yhteydenotot sähköpostilla osoitteeseen jani.laine@scoutria.com.


​Rekisterin nimi

Scoutrian asiakas- ja ehdokasrekisteri.


Henkilötietojen käyttötarkoitus ja oikeusperuste

Pyrimme minimoimaan kerättävien tietojen määrän. Keräämme, käsittelemme ja säilytämme vain palveluidemme toteuttamiseen, asiakkaidemme kanssa solmittujen sopimusten tai asiakkailtamme saatujen toimeksiantojen (esimerkiksi ehdokaskartoitus tai muu konsultointi) toteuttamiseen, referenssien tarkistamiseen, asiakassuhteen hoitamiseen, ylläpitoon ja kehittämiseen, ehdokasviestintään, tilastointiin, markkinointiin, asiakashankintaan, markkinatutkimuksiin sekä liiketoimintamme, palveluidemme ja asiakas- tai ehdokaskokemuksen kehittämiseen liittyviä tietoja. Emme luovuta tietojasi ulkopuolisille tahoille, ellei siihen ole asianmukaista tai lainvelvoittamaa syytä.

Scoutria voidaan liiketoimintansa perusteella rinnastaa suorahakuyritykseen. Suorahakuyritys tarjoaa asiakkailleen suorahakupalvelua, jonka tavoitteena on löytää osaajamarkkinoilta asiakasyrityksen hakukriteerit täyttäviä henkilöitä ja esitellä heidät asiakasyritykselle, joka haluaa tarjota heille mielenkiintoisen uramahdollisuuden ja työsuhteen. Henkilötietojen kerääminen perustuu pääasiallisesti oikeutettuun etuun tai suostumukseen. Scoutria pyrkii saattamaan yhteen asiakkaansa, eli työntekijän ja työnantajan, sekä luoda heidän kanssaan merkityksellisen suhteen, joka voisi johtaa uuden työsuhteen syntymiseen.

Kartoitusvaiheessa voimme kerätä suorahakutoimeksiannon kannalta potentiaalisten ehdokkaiden henkilötietoja oikeutettuun etuun perustuen. Kyseiset tiedot liittyvät henkilön osaamiseen, työhistoriaan ja yhteystietoihin (puhelinnumero, sähköposti ja kaupunki), jotka ovat löydettävissä julkisista lähteistä. Kartoitusvaiheen jälkeen olemme yhteydessä potentiaalisimpiin ehdokkaisiin kohtuullisen ajan puitteissa sekä tiedustelemme heidän kiinnostustaan toimeksiantoon sekä suostumusta tarkempien lisätietojen keräämiseen, käsittelyyn, tallentamiseen ja toimeksiantokohtaiseen luovuttamiseen.


Rekisterin tietosisältö

Voimme käsitellä mm. seuraavia rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia tietoja:
​​
- ehdokkaan perustiedot kuten nimi, syntymäaika, kansallisuus, sukupuoli ja yhteystiedot (puhelin- ja faksinumerot, sähköpostiosoite ja osoite)
- ehdokkaaseen liittyvät erityiset tiedot, jotka ovat tarpeen työhön soveltuvuuden arvioimiseksi kuten koulutus, ammatti ja erityisosaaminen sekä tunnukset tai profiilit sosiaalisen median palveluissa
- ehdokkaan edellisiin tai nykyiseen työsuhteeseen liittyvät tiedot kuten työnantajat, työsuhteiden alkamisajat ja kestot sekä työtehtävien laatu
- ehdokkaan kanssa käytyihin keskusteluihin liittyvät tiedot kuten muistiinpanot sekä mahdolliset tallenteet, joihin hän on antanut suostumuksensa
- ehdokkaan henkilö- ja soveltuvuusarviointeihin liittyvät tiedot
- työnhakua koskevat tiedot kuten toiveet haetusta työpaikasta, palkkatoive, haettu työntekemispaikka sekä mahdolliset työn aloittamiseen ja lopettamiseen liittyvät tiedot
- ehdokkaan toimittamat materiaalit ja lisätiedot kuten CV, hakemus, valokuva, mahdolliset tallenteet, kielitaito sekä suosittelijat ja näiden antamat lausunnot
- asiakasyrityksen perustiedot kuten nimi ja yhteystiedot (puhelin- ja faksinumerot, sähköpostiosoite ja osoite) sekä yhteyshenkilöiden nimet, asemat ja yhteystiedot
- asiakassuhteeseen liittyvät tiedot kuten tilaus- ja laskutustiedot, tiedot käytetyistä palveluista ja niiden muutoksista, tiedot tapaamisista ja keskusteluista, mahdolliset suoramarkkinointiluvat ja -kiellot, sekä osapuolten välinen muu yhteydenpito ja puheluiden sekä palaverien mahdolliset tallenteet
- palveluun liittyvät tiedot kuten tieto siitä, mille asiakasyritykselle ehdokkaan tiedot on esitelty ja mahdollisten suosittelijoiden lausunnot
 
 
​Evästeet
 
Sivustomme käyttää evästeitä käyttäjäkokemuksen parantamiseksi, verkkosivustojemme analysoimiseksi sekä palveluidemme kehittämiseksi. “Hyväksy”-nappia painamalla hyväksyt evästeiden käytön. Evästeet tekevät sivustomme käyttämisestä helppoa, nopeaa ja käyttäjäystävällistä. Käytämme myös HubSpotia voidaksemme tarjota parhaan mahdollisen käyttäjäkokemuksen.

Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka internet-selain tallentaa käyttäjän laitteelle. Evästeet asetetaan käyttäjän päätelaitteelle ainoastaan käyttäjän kutsuman sivuston mukana. Vain evästeen lähettänyt palvelin voi myöhemmin lukea ja käyttää evästettä. Evästeet tai muut tekniikat eivät vahingoita käyttäjän päätelaitetta tai tiedostoja, eikä evästeitä voi käyttää ohjelmien käyttämiseen tai haittaohjelmien levittämiseen. Käyttäjää ei voida tunnistaa pelkkien evästeiden avulla.

Voit halutessasi estää selaintasi käyttämästä evästeitä, poistaa tallennetut evästeet tai pyytää selaimeltasi ilmoituksen uusista evästeistä (lisätietoa löydät selaimesi ohjeista). Evästeiden käytön estäminen tai niiden poistaminen saattaa haitata joitakin sivustomme toimintoja.

Varaamme oikeuden päivittää evästekäytäntöjä esimerkiksi palveluiden kehityksen tai pakottavan lainsäädännön vuoksi.


Henkilötietojen säilytysaika

Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin se on tarpeellista rekisterin käyttötarkoituksen ja toimeksiantojen toteuttamisen kannalta. Ehdokkaan suostumuksella tallennettuja lisätietoja säilytämme korkeintaan kolme (3) vuotta siitä, kun olemme varmistaneet ehdokkaalta luvan jatkaa tietojen säilyttämistä.​ Kolmen vuoden kuluttua varmistamme ehdokkaalta uudelleen luvan jatkaa tietojen säilyttämistä. Ehdokkaan suostumuksella voimme käsitellä tallennettuja lisätietoja myös muiden toimeksiantojen yhteydessä. 


Säännönmukaiset tietolähteet

Tietolähteenä toimivat pääasiassa henkilöt itse eli ehdokas tai asiakasyrityksen yhteyshenkilö(t). Toimeksiantojen toteuttamiseksi voimme tietolähteenä käyttää myös julkisista lähteistä (esim. sosiaalinen media, matrikkelit, lehtiartikkelit, internet-sivustot jne.) tai hankittavissa olevista lähteistä sekä ehdokkaan mahdollisesti ilmoittamilta suosittelijoilta kerättyä tietoa.


Automaattiset päätökset

Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automaattisia päätöksiä.


Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Julkisista lähteistä kerättyjä tietoja voidaan luovuttaa nimety(i)lle yhteyshenkilö(i)lle toimeksiantajaorganisaatiossa, joka haluaa tarjota työsuhdetta. Ehdokkaan toimittamia ja tämän suostumuksella tallennettuja lisätietoja (esim. CV) luovutetaan toimeksiantajalle tai -antajille vain, mikäli hän on antanut siihen suostumuksensa. Tietoa luovutetaan toimeksiantajalle henkilökohtaisessa tapaamisessa, salatussa sähköpostissa tai salasanalla suojatun teknisen ratkaisun avulla. Luovutuksen yhteydessä toimeksiantajasta tulee näiden tietojen osalta rekisterinpitäjä, joka huolehtii itsenäisesti niiden asianmukaisesta käsittelystä.

Voimme käyttää toimeksiantojen toteuttamiseen alihankkijoita, joita sitoo vaitiolovelvollisuus ja luovuttaa myös heille tietoja henkilökohtaisessa tapaamisessa, salattuna sähköpostina tai salasanalla suojatun teknisen ratkaisun avulla. Tietojen käsittely tapahtuu Euroopan talousalueella. Palveluntarjoajat sitoutuvat noudattamaan EU:n tietosuoja-asetuksia, eikä tietoja siirretä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ilman rekisteröidyn suostumusta.
 
Henkilötietoja ei luovuteta muille kuin edellä mainituille tahoille, ellei tietojen luovuttamiseen ole erikseen pyydetty rekisteröidyn suostumusta​ ja ellei tietojen luovutus johdu lainsäädännön tai viranomaisten vaatimuksista. 


Rekisterin suojaus

Säilytämme ja käsittelemme rekisteriin kerättyjä tietoja luottamuksellisina. Rekisterin käyttöoikeus on vain niillä Scoutrian palveluksessa olevilla ja vaitiolovelvollisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Rekisterin tiedot on suojattu palomuureilla, salasanoilla ja muilla teknisillä keinoilla. Rekisterin tiedot varmuuskopioidaan ja ne ovat tarvittaessa palautettavissa.

 

 ​

Rekisteröidyn oikeudet​

Rekisteröidyllä on lainsäädännön mukaisesti oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu, pyytää korjaamaan virheellinen tieto tai oikaisemaan tai täydentämään puutteellinen tieto sekä pyytää poistamaan tietonsa sekä rajoittaa ja vastustaa tietojen käsittelyä. Rekisteröity voi myös halutessaan peruuttaa antamansa suostumuksen, mikäli hän on tiettyjen tietojen osalta sellaisen antanut.

 

Omia henkilötietoja koskevat pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti osoitteeseen jani.laine@scoutria.com. Korjauspyynnössä on yksilöitävä korjattava(t) virhe(et) sekä ilmoitettava korjatut tiedot. 

Pyrimme ratkaisemaan mahdolliset henkilötietojen käsittelyä koskevat erimielisyydet suoraan rekisteröidyn kanssa. Jos kuitenkin koet, että oikeuksiasi on loukattu, voit tehdä asiasta valituksen Tietosuojavaltuutetun toimistolle.

Muutokset tietosuojaselosteeseen

 

Saatamme tehdä tietosuojaselosteeseen muutoksia, kun kehitämme toimintaamme ja internet-sivujamme. Päivitämme uuden tietosuojaselosteen internet-sivuillemme ja merkitsemme siihen viimeisimmän päivityksen ajankohdan.