Tietosuojaseloste

Tämä tietosuojaseloste on päivitetty viimeksi 27.3.2023.

​

​Rekisterinpitäjä

​Scoutria Oy

Kokonkatu 4 A 10

11120 Riihimäki

​​

​Tietosuojavastaava

​Jani Laine

Sähköposti: jani.laine@scoutria.com

​Tiedustelut ja pyynnöt tulee osoittaa ensisijaisesti rekisterinpitäjälle kirjallisesti.

​

​Rekisterin nimi

​Scoutrian asiakas- ja ehdokasrekisteri.

​

Henkilötietojen vastaanottajat ja käsittelijät

Henkilötietoja käsittelevät rekisterinpitäjän ehdokaskartoitukseen ja asiakastyöhön osallistuvat henkilöt. Tapauskohtaisesti ehdokaskartoituksessa voidaan käyttää apuna kolmansia osapuolia kuten reserchereita.

​​

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Scoutria rinnastuu liiketoimintansa perusteella suorahakuyritykseen. Suorahakuyritys tarjoaa asiakkailleen suorahakupalvelua, jonka tavoitteena on löytää osaajamarkkinoilta asiakasyrityksen hakukriteerit täyttäviä henkilöitä ja esitellä heidät asiakasyritykselle, joka haluaa rekrytoida heitä omaan palvelukseensa. 

 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on siten mahdollistaa rekrytointitoiminta, jonka tavoitteena on ehdokkaan ja työnantajan/organisaation välisen työ- tai toimisopimuksen solmiminen.

 

Henkilötietojen kerääminen perustuu oikeutettuun etuun tai suostumukseen.​

​​

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietojen käsittelyyn käytettävät palvelimet sijaitsevat EU:n alueella. Tietoja ei käsitellä Scoutrian toimesta EU:n tai ETA-alueen ulkopuolella. Tietojen siirtoa voi kuitenkin tapahtua EU:n tai ETA:n ulkopuolelle siinä tapauksessa että julkisissa lähteissä olevien tietojen kokoamiseen osallistuva henkilö, tai asiakas, sijaitsee EU:n tai ETA:n ulkopuolella. 

​

Rekisterin tietosisältö ja tietojen säilytysaika

Pyrimme minimoimaan tietojen määrän. Keräämme, käsittelemme ja säilytämme vain palveluidemme toteuttamiseen, asiakassuhteen hoitamiseen, ylläpitoon ja kehittämiseen, viestintään, tilastointiin, markkinointiin, asiakashankintaan, markkinatutkimuksiin sekä liiketoimintamme, palveluidemme ja asiakas- tai ehdokaskokemuksen kehittämiseen liittyviä tietoja. Emme luovuta tietoja ulkopuolisille tahoille, ellei siihen ole asianmukaista tai lain velvoittamaa syytä.

​

Tiedot ovat henkilöiden itsensä hyödynnettäväksemme luovuttamia tai julkisista lähteistä keräämiämme tietoja.

 

Kyseiset tiedot liittyvät henkilön asiakkuuteen, työhistoriaan, osaamiseen ja yhteydenpitoon.

​

Voimme käsitellä mm. seuraavia rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia tietoja:

​​

- asiakasyrityksen perustiedot kuten nimi ja yhteystiedot (puhelin- ja faksinumerot, sähköpostiosoite ja osoite) sekä yhteyshenkilöiden nimet, asemat ja yhteystiedot

- asiakassuhteeseen liittyvät tiedot kuten tilaus- ja laskutustiedot, tiedot käytetyistä palveluista ja niiden muutoksista, tiedot tapaamisista ja keskusteluista, mahdolliset suoramarkkinointiluvat ja -kiellot, sekä osapuolten välinen muu yhteydenpito ja puheluiden sekä palaverien mahdolliset tallenteet

- palveluun liittyvät tiedot kuten tieto siitä, mille asiakasyritykselle ehdokkaan tiedot on esitelty ja mahdollisten suosittelijoiden lausunnot

- ehdokkaan perustiedot kuten nimi, syntymäaika, kansallisuus, sukupuoli ja yhteystiedot (puhelin- ja faksinumerot, sähköpostiosoite ja osoite)

- ehdokkaaseen liittyvät erityiset tiedot, jotka ovat tarpeen työhön soveltuvuuden arvioimiseksi kuten koulutus, kielitaito, työkokemus, ammatti ja erityisosaaminen sekä tunnukset tai profiilit sosiaalisen median palveluissa

- ehdokkaan edellisiin tai nykyiseen työsuhteeseen liittyvät tiedot kuten työnantajat, työsuhteiden alkamisajat ja kestot sekä työtehtävien laatu ja sisältö

- ehdokkaan kanssa käytyihin keskusteluihin liittyvät tiedot kuten muistiinpanot sekä mahdolliset tallenteet, joihin hän on antanut suostumuksensa

- ehdokkaan henkilö- ja soveltuvuusarviointeihin liittyvät tiedot

- työuran jatkoa koskevat tiedot, kuten toiveet työpaikasta, palkkatoive tai -taso, toivottu työn sijainti (paikkakunta; etä/lähityö) sekä mahdolliset työn aloittamiseen ja lopettamiseen liittyvät tiedot

- ehdokkaan toimittamat materiaalit ja lisätiedot kuten CV, hakemus, valokuva, mahdolliset tallenteet sekä suosittelijat ja näiden antamat lausunnot

 

Niin sanottuihin erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia henkilötietoja *) käsitellään ainoastaan kun rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksen kyseisten henkilötietojen käsittelyyn tai kun rekisteröity on ne nimenomaisesti saattanut julkisiksi esimerkiksi julkaisemalla ne verkkosivuillaan tai sosiaalisen median profiilissaan.

 

*) Tällaisista tiedoista ilmenee henkilön

• rotu tai etninen alkuperä

• poliittisia mielipiteitä

• uskonnollinen tai filosofinen vakaumus

• ammattiliiton jäsenyys

• terveyttä koskevia tietoja

• seksuaalinen suuntautuminen tai käyttäytyminen

• geneettisiä ja biometrisiä tietoja henkilön tunnistamista varten.

 

Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin se on tarpeellista lain ja muiden säädösten, rekisterin käyttötarkoituksen ja toimeksiantojen toteuttamisen kannalta. Ehdokkaan suostumuksella tallennettuja tietoja säilytämme korkeintaan kolme (3) vuotta siitä, kun olemme varmistaneet ehdokkaalta luvan jatkaa tietojen säilyttämistä.​ Kolmen vuoden kuluttua varmistamme ehdokkaalta uudelleen luvan jatkaa tietojen säilyttämistä. Ehdokkaan suostumuksella voimme käsitellä ja luovuttaa tallennettuja tietoja kaikkien toimeksiantojemme yhteydessä. 

​

Rekisterin suojaus

Säilytämme ja käsittelemme rekisteriin kerättyjä tietoja luottamuksellisina. Rekisterin käyttöoikeus on vain niillä vaitiolovelvollisilla Scoutrian tai kolmannen osapuolen palveluksessa olevilla henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Rekisterin tiedot on suojattu palomuureilla, salasanoilla ja muilla teknisillä keinoilla. Rekisterin tiedot varmuuskopioidaan ja ne ovat tarvittaessa palautettavissa.

​

Säännönmukaiset tietolähteet

​Tietolähteenä toimivat ensisijaisesti henkilöt itse eli ehdokas tai asiakasyrityksen yhteyshenkilö(t). Voimme käyttää tietolähteenä myös julkisia lähteitä (esim. sosiaalinen media, matrikkelit, lehtiartikkelit, internet-sivustot jne.) sekä ehdokkaan itsensä mahdollisesti ilmoittamia suosittelijoilta.

​

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Luovutamme rekisterin käyttötarkoituksen mukaisesti ehdokkaan suostumuksella hänen tietojaan asiakkaillemme rekrytointitarkoituksiin.

 

Luovutuksen yhteydessä asiakkaasta tulee näiden tietojen osalta rekisterinpitäjä, joka huolehtii itsenäisesti niiden asianmukaisesta käsittelystä.

 

Henkilötietoja ei luovuteta muille kuin edellä mainituille tahoille, ellei tietojen luovuttamiseen ole erikseen pyydetty rekisteröidyn suostumusta​ ja ellei tietojen luovutus johdu lainsäädännön tai viranomaisten vaatimuksista. 

 

Erikseen korostettakoon, että emme luovuta henkilötietoja markkinointitarkoituksiin. 

​

​Evästeet

Sivustomme käyttää evästeitä käyttäjäkokemuksen parantamiseksi, verkkosivustojemme käytön analysoimiseksi sekä palveluidemme kehittämiseksi. Painamalla “Hyväksy”-painiketta hyväksyt evästeiden käytön.

​​

Voit halutessasi estää selaintasi käyttämästä evästeitä, poistaa tallennetut evästeet tai pyytää selaimeltasi ilmoituksen uusista evästeistä (lisätietoa löydät selaimesi ohjeista). Evästeiden käytön estäminen tai niiden poistaminen saattaa haitata tai heikentää joitakin sivustomme toimintoja.

​​

Varaamme oikeuden päivittää evästekäytäntöjä esimerkiksi palveluiden kehityksen tai pakottavan lainsäädännön vuoksi.

​​

​Automaattiset päätökset

​Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automaattisia päätöksiä.

​​​

​Rekisteröidyn oikeudet​

Rekisteröidyllä on oikeudet omiin tietoihinsa. Oikeuksien toteuttaminen tapahtuu lähtökohtaisesti ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään. Seuraavassa on tarkempi selostus rekisteröidyn oikeuksista:

Pääsy tietoihin: Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä tieto, käsitelläänkö hänen tietojaan. Jos tietoja käsitellään, rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut tietonsa. Tarkastaminen tapahtuu osoittamalla kirjallinen tarkastuspyyntö rekisterinpitäjälle.

Oikeus tietojen oikaisemiseen: Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisteröityä koskevien virheellisten tai puutteellisten henkilötietojen korjaamista. Tietojen oikaiseminen tapahtuu osoittamalla kirjallinen oikaisupyyntö rekisterinpitäjälle.

Oikeus tietojen poistamiseen: Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisteriin tallennettujen tietojensa poistamista, ellei tietojen säilyttämiselle ole perustetta (esim. lakiin perustuva valitusaika valintapäätöksestä). Tietojen poistaminen tapahtuu tekemällä rekisterinpitäjälle kirjallinen vaatimus tietojen poistamisesta.

Oikeus rajoittaa käsittelyä: Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä rajoittaa rekisteröidyn henkilötietojen käsittelyä, mikäli tähän on perusteet. Pyyntö henkilötietojen käsittelyn rajoittamisesta on osoitettava kirjallisesti rekisterinpitäjälle.

Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä: Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa rekisteröityä koskevien henkilötietojen käsittelyä, mikäli tähän on perusteet. Pyyntö henkilötietojen käsittelyn vastustamisesta on osoitettava kirjallisesti rekisterinpitäjälle.

Oikeus peruuttaa suostumus tietojen käsittelyyn: Jos henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa peruuttaa suostumuksensa. Suostumuksen peruminen tapahtuu kirjallisella pyynnöllä rekisterinpitäjälle.

Oikeus valittaa valvovalle viranomaiselle: Rekisteröidyllä on oikeus valittaa henkilötietojen käsittelyn epäkohdista rekisterinpitäjälle, henkilötietojen käsittelijälle tai valvovalle viranomaiselle.

​

​Muutokset tietosuojaselosteeseen

Saatamme tehdä tietosuojakäytäntöihimme ja -selosteeseen muutoksia kun kehitämme toimintaamme ja internet-sivujamme. Ajantasainen tietosuojaseloste on aina kotisivuillamme ja merkitsemme siihen sen viimeisimmän päivityksen ajankohdan.